Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung erfährst du, welche personenbezogenen Daten wir auf der Plattform ticketneedz (ticketneedz.com) verarbeiten, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage, an wen sie gehen und welche Rechte du hast.

1. Verantwortlicher

Tief im Wald UG (haftungsbeschränkt)
Regenbergstraße 31
98544 Zella-Mehlis
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführer Lars Szatmari und Denise Kohl
E-Mail: datenschutz@ticketneedz.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Bei Fragen zum Datenschutz schreib uns an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Geplanter Betreiberwechsel: Die Plattform soll künftig von der HE Hype Event GmbH betrieben werden. Wir informieren dich vorab, bevor der Betrieb und damit die Verantwortung für deine Daten übergeht (siehe Abschnitt 13).

2. Wer ist wofür verantwortlich?

Auf ticketneedz arbeiten wir mit Veranstaltern zusammen. Deshalb gibt es zwei Rollen:

• Wir sind verantwortlich für dein Nutzerkonto, dein Profil, deine Fahrzeuge in der Garage, die Kommunikation mit unserem Support und den technischen Betrieb der Plattform.
• Der jeweilige Veranstalter ist verantwortlich für alles, was ein bestimmtes Event betrifft: deine Bewerbung für dieses Event, die Auswahl durch die Jury, Tickets, Gästelisten, Check-in, Bereichs- und Zeitfenstervergabe sowie Nachrichten des Veranstalters. Wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Die Kontaktdaten des Veranstalters findest du auf der jeweiligen Event-Seite.

Wenn du dich für ein Event bewirbst, ein Ticket kaufst oder dich auf eine Gästeliste setzen lässt, übermitteln wir die dafür nötigen Daten an den Veranstalter dieses Events.

3. Welche Daten wir verarbeiten und warum

3.1 Aufruf der Website

Beim Aufruf der Plattform verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seite auszuliefern und vor Angriffen zu schützen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Speicherdauer: in der Regel bis zu 30 Tage.

3.2 Nutzerkonto

Bei der Registrierung verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt gespeichert) und optional Name, Telefonnummer, Profilbild und Social-Media-Profile. Wenn du dich mit Google anmeldest, erhalten wir von Google deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und dein Profilbild. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag).

3.3 Registrierungsabbrüche

Brichst du eine Registrierung ab, speichern wir, bis zu welchem Schritt du gekommen bist, und die bis dahin eingegebenen Daten. Eine Erinnerung per E-Mail oder WhatsApp schicken wir dir nur, wenn du dem vorher zugestimmt hast. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung des Registrierungsprozesses); für Erinnerungen Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Speicherdauer: 30 Tage.

3.4 Garage (Fahrzeuge)

Du kannst Fahrzeuge mit Hersteller, Modell, Baujahr, technischen Daten, Umbauten und Fotos anlegen. Du bestimmst, ob ein Fahrzeug privat ist (nur für dich und für Veranstalter sichtbar, bei denen du dich damit bewirbst) oder öffentlich (z. B. in Galerien sichtbar). Hinweis zu Fotos: Fotos können Kennzeichen, Personen oder Orte zeigen. Wir entfernen beim Hochladen Standortdaten (GPS) aus den Bilddateien. Bitte lade keine Fotos hoch, auf denen andere Personen ohne deren Einverständnis erkennbar sind. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Fahrzeugbilder werden automatisiert einer KI-Analyse auf Manipulation oder KI-Generierung unterzogen; das Ergebnis können Veranstalter und Jury deines Events einsehen.

3.5 Bewerbungen für Events

Bewirbst du dich mit einem Fahrzeug, verarbeiten wir die Bewerbung (Fahrzeug, Teilnahmekategorie, Motivation, Status) und leiten sie an den Veranstalter weiter. Die Jury des Veranstalters bewertet Bewerbungen (Stimmen und Punktzahlen). Über Zusage oder Absage entscheiden Menschen, nicht ein Algorithmus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.6 Tickets und Check-in

Beim Ticketkauf verarbeiten wir im Auftrag des Veranstalters Name, E-Mail, Rechnungsadresse, Ticketart, Ticketcode und Bestellnummer. Beim Einlass wird der QR-Code gescannt; gespeichert werden Zeitpunkt und das Konto bzw. Gerät, das gescannt hat. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Rechnungsdaten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche Aufbewahrungspflichten).

3.7 Zahlungen

Zahlungen laufen über Stripe oder, wenn der Veranstalter das nutzt, über seinen eigenen Shopify- bzw. WooCommerce-Shop. Deine Zahlungsdaten (z. B. Kartennummer) gibst du direkt beim Zahlungsdienst ein; wir erhalten sie nicht. Wir erhalten nur den Zahlungsstatus und die Bestellnummer. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.8 Gästelisten, Einladungen und geheime Events

Veranstalter und Promoter können dich auf eine Gästeliste setzen oder dich zu einem nicht öffentlichen Event einladen. Dafür verarbeiten wir Name, E-Mail, optional Telefonnummer, Status der Einladung und wer dich eingetragen hat. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Veranstalters an der Einlassorganisation); nach deiner Bestätigung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.9 Teams und Clubs

Wenn du einem Team oder Club beitrittst, sehen andere Mitglieder deinen Namen und deine Rolle im Team. Nicht öffentliche Teams sind nur für Mitglieder sichtbar. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.10 Mitarbeit bei Events (Staff, Jury, Promoter, Scanner)

Wenn dich ein Veranstalter als Helfer, Jury-Mitglied, Promoter oder Scanner-Personal einträgt, verarbeiten wir deine E-Mail, deine Rollen und deine Aktivitäten (z. B. durchgeführte Scans, Jury-Stimmen, Gästelisteneinträge). Veranstalter können für ihre Planung eine kurze interne Bewertung deiner Mitarbeit hinterlegen. Diese Bewertung sieht nur die Event-Leitung. Auf Anfrage teilen wir dir mit, was über dich hinterlegt ist. Nutzt du den Staff-Check-in, prüfen wir einmalig beim Einchecken, ob du dich im Umkreis des Veranstaltungsorts befindest. Dein Standort wird dafür nur mit deiner Freigabe im Browser abgefragt und nicht dauerhaft gespeichert, nur das Ergebnis (innerhalb/außerhalb). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Einsatzplanung des Veranstalters); Standortabfrage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Speicherdauer interner Bewertungen: höchstens 24 Monate.

3.11 Nichterscheinen (No-Show)

Erscheinst du nach einer Zusage nicht zum Event, kann der Veranstalter das vermerken. Das hilft ihm, Plätze künftig fair zu vergeben. Andere Veranstalter sehen diesen Vermerk nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 12 Monate nach dem Event.

3.12 Creator-, Presse- und Influencer-Akkreditierung

Bewirbst du dich als Fotograf, Presse oder Creator, verarbeiten wir deine Angaben, Social-Media-Profile, Reichweitenangaben und Arbeitsproben und leiten sie an den Veranstalter weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.13 Catering-Anbieter und Werbepartner

Für Food-Vendors und Werbepartner verarbeiten wir Firmen- und Kontaktdaten, Angebotsdaten, technische Anforderungen (z. B. Strom, Wasser), Versicherungsnachweise, Vertragsbedingungen und den Nachrichtenverlauf mit dem Veranstalter. Öffentlich angezeigt werden nur Profilname, Logo, Angebot und Bilder; E-Mail-Adresse und Telefonnummer nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.14 Veranstalter

Von Veranstaltern verarbeiten wir Firmen- und Kontaktdaten, Rechnungsadresse, Umsatzsteuer-ID, gebuchtes Paket und Rechnungsdaten sowie die Verbindung zu Stripe, Shopify, WooCommerce, WhatsApp und Social-Media-Konten. Zugangsschlüssel zu diesen Diensten speichern wir verschlüsselt und verwenden sie nur, um die jeweilige Funktion auszuführen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

3.15 Kommunikation und Support

Nachrichten über die Plattform (Chat, Bewerbungsnachrichten, Support-Tickets) speichern wir, damit du und die Beteiligten den Verlauf nachvollziehen können. Schreibt dir ein Veranstalter per WhatsApp, läuft das über die WhatsApp-Business-Verbindung des Veranstalters. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung von Anfragen).

3.16 E-Mail- und WhatsApp-Benachrichtigungen

Nachrichten zu deinem Konto, deinen Bewerbungen und Tickets (z. B. Bestätigungen, Zusagen, Einlassinfos) schicken wir dir, weil sie zur Vertragserfüllung gehören. Werbliche Nachrichten (z. B. Hinweise auf neue Events oder Angebote) schicken wir nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung. Bei E-Mail bestätigst du diese über einen Link (Double-Opt-in). Wir speichern Zeitpunkt, Kanal und den Wortlaut der Einwilligung als Nachweis. Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen, z. B. über den Abmeldelink in jeder Nachricht oder in deinem Profil. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Werbung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG.

3.17 KI-Assistenten

Auf der Plattform gibt es KI-Assistenten (z. B. KI-Hilfe und Einrichtungsassistent). Wenn du sie nutzt, werden deine Eingaben und die für die Antwort nötigen Daten aus deinem Konto an einen KI-Anbieter übermittelt (siehe Abschnitt 5). Der Assistent greift nur auf Daten zu, die du auch selbst sehen darfst. Bitte gib dort keine sensiblen Daten Dritter ein. Die KI trifft keine Entscheidungen über dich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung der Funktion).

3.18 Usability-Tests

Nimmst du freiwillig an einem Usability-Test teil, zeichnen wir auf, wie du die Plattform bedienst (Klicks, Seitenaufrufe, Dauer, deine Rückmeldungen). Vorher holen wir deine Einwilligung ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies und Speichertechniken ein, z. B. um dich eingeloggt zu halten oder deine Spracheinstellung zu merken. Dafür brauchen wir keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies. Sollte sich das ändern, fragen wir dich vorher über ein Einwilligungsbanner.

5. Empfänger und Dienstleister

Deine Daten verkaufen wir nicht. Wir geben sie nur weiter, soweit das für die Funktionen nötig ist:

Mit allen Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) geschlossen.

Links zu Google Maps: Event-Seiten können einen Link zu Google Maps enthalten. Daten gehen erst an Google, wenn du den Link anklickst.

6. Speicherdauer

Wir löschen deine Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr nötig sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht:

Wird ein Event gelöscht, löschen wir die dazugehörigen Daten (Bewerbungen, Tickets, Rollen, Gästelisten) mit, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

In deinem Profil kannst du deine Daten selbst exportieren und dein Konto löschen. Ansonsten genügt eine E-Mail an datenschutz@ticketneedz.com. Geht es um Daten zu einem bestimmten Event, leiten wir deine Anfrage an den Veranstalter weiter oder unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, kannst du jederzeit aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen. Werbung kannst du jederzeit ohne Begründung widersprechen.

Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)
Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt
www.tlfdi.de

8. Pflicht zur Bereitstellung

Für ein Konto brauchen wir mindestens deine E-Mail-Adresse und ein Passwort bzw. die Anmeldung mit Google. Für Bewerbungen, Tickets und Akkreditierungen brauchen wir die dort als Pflichtfeld markierten Angaben. Ohne sie können wir die jeweilige Funktion nicht anbieten.

9. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Über Bewerbungen entscheiden Veranstalter und Jury.

10. Mindestalter

Die Plattform richtet sich an Personen ab 16 Jahren. Für Jüngere muss ein Erziehungsberechtigter das Konto anlegen bzw. zustimmen. Ob Minderjährige an einem Event teilnehmen dürfen, legt der Veranstalter fest.

11. Datensicherheit

Die Verbindung zur Plattform ist per TLS verschlüsselt. Zugriffe auf Daten sind nach Rollen beschränkt: Du siehst nur deine eigenen Daten, Veranstalter nur die Daten ihrer Events. Passwörter und Zugangsschlüssel speichern wir nur verschlüsselt bzw. als Hash. Dokumente wie Versicherungsnachweise sind nicht öffentlich abrufbar.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich per E-Mail oder beim nächsten Login.

13. Betreiberwechsel

Es ist geplant, dass die HE Hype Event GmbH, Regenberg Str. 31, 98544 Zella-Mehlis, den Betrieb der Plattform übernimmt. Mit der Übernahme wird sie Verantwortliche für die in dieser Erklärung beschriebenen Daten. Wir informieren dich mindestens 4 Wochen vorher per E-Mail. Du kannst der Übertragung deiner Daten widersprechen und dein Konto vorher löschen.